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随着双方正式签约，第一次项目联席会议，也在相对论大厦的制片会议室里召开。参与会议的足有数十人，除去罗南和乔治-克林特这样制片方的代表，其余人涉及到了剧组的方方面面。
詹姆斯-卡梅隆和他的制片人乔恩-兰道自然不能缺席。
加西亚和托马斯代表发行方使馆影业而来。
资金提供方太平洋投资基金会的斯科特-斯威夫特也到场。
担任动作捕捉导演的安迪-瑟金斯老早就赶到了剧组。
索尼电子和IMX公司需要为剧组提供摄像器材与技术方面的支持。
安联保险作为剧组的保险方，不仅仅为剧组提供各种保险服务，还要担任第三方担保，全程监控剧组资金流向。
新西兰大胖子彼得-杰克逊和他的合伙人理查德-泰勒从惠灵顿赶到洛杉矶，威塔工作室掌握着业内最先进的动作捕捉技术。
卢卡斯影业旗下两位高管到场，工业光魔也是剧组未来的特效服务商之一。
CAA的合伙人布莱恩-洛德也到了，这家经纪公司将为剧组提供所有演员人选。
这些仅仅涉及剧组筹备工作的大方面，很多细节工作随后需要彼此协调处理，任何好莱坞的顶级制作项目，涉及到的工作量，不亚于建造一座摩天大厦。
联席会议也只能确定大方向。
太平洋投资基金会首先为剧组提供一笔3000万美元的启动资金，交由第三方安联保险掌管，让詹姆斯-卡梅隆在新年过后就能正式开始项目筹备。
剧组拍摄使用詹姆斯-卡梅隆和索尼电子联合研发的新3D摄影机进行拍摄，而这项技术的改进实验了多年。
早在2000年的时候，卡梅隆和拍档就开始在索尼的支持下开发这套新摄影系统，这种系统使用两台索尼HDCF950 HD摄像机进行拍摄，目的是创造出具有立体实感的环境。
这也是后来全世界电影产业普遍应用的3D虚拟影像撷取摄影系统。
可以说，詹姆斯-卡梅隆不用做别的，单单收专利费，就能保证后半辈子逍遥自在。
这是《阿凡达》能够诞生的基础中的基础。
除了自己的纪录片，詹姆斯-卡梅隆的这套新技术，也进行了实地探索，他的好基友罗伯特-罗德里格斯拍摄《非常小特务3》时，已经率先进行了尝试。
当然，詹姆斯-卡梅隆在《阿凡达》剧组中要使用的是加强版本的。
卡梅隆不断在对这项技术进行完善，使之呈现出更强更动感的立体效果，而同时又不会令观众头晕。
威塔工作室正在为剧组拍摄需要进行技术改造，《阿凡达》所有的动作捕捉拍摄，全部要在新西兰惠灵顿威塔工作室的专用摄影棚内完成。
此前，同样是技术狂人的彼得-杰克逊已经与詹姆斯-卡梅隆做了多次交流，威塔工作室为了达到詹姆斯-卡梅隆理想中的效果，正在摄影棚中架设一套“协同工作摄像机”来完成此工作。
这套系统由布满在摄影棚顶部的140个数字摄像机组成，形成一个捕捉舞台。
工业光魔主要负责CG世界的建设，他们将派出多名工程师，陪同詹姆斯-卡梅隆的副手，全世界去采风。
詹姆斯-卡梅隆也与布莱恩-洛德交流了未来演员选择方面的事宜。
CAA方面推荐马特-达蒙或者杰克-吉伦希尔出演男主角，但罗南和詹姆斯-卡梅隆全都否决了。
由于剧组绝大部分资金都会投入在特效制作和拍摄上面，演员薪酬占比极低，所以根本请不起明星演员。
再说了，也没有请明星演员的必要。